Gestionale per Agenzie Immobiliari: Lead, Visite e Proposte in Un Click

Perché la tua agenzia immobiliare sta perdendo soldi senza saperlo

Gestisci una piccola agenzia immobiliare con 2-15 agenti. Ogni mattina apri la casella email e trovi richieste da Immobiliare.it, notifiche da Casa.it, messaggi WhatsApp di clienti che vogliono fissare visite. Nel frattempo, un agente ha dimenticato di richiamare un lead caldo arrivato venerdì, un altro ha fissato due visite alla stessa ora per lo stesso immobile, e il mandato in esclusiva del trilocale in centro è scaduto tre giorni fa senza che nessuno se ne accorgesse.

Se ti riconosci in questo scenario, non sei solo. La maggior parte delle piccole e medie agenzie immobiliari italiane gestisce ancora lead, visite e trattative con un mix di fogli Excel, agende cartacee, gruppi WhatsApp e — nel migliore dei casi — un gestionale generico che non è stato pensato per il settore immobiliare.

Il risultato? Lead persi, visite sovrapposte, trattative che si arenano e provvigioni che sfumano. Non per mancanza di competenza, ma per mancanza di strumenti.

Dato di settore: Secondo le stime di settore, un'agenzia immobiliare media perde tra il 20% e il 35% dei lead in ingresso per mancanza di follow-up tempestivo. Su un flusso di 100 richieste mensili, significa 20-35 potenziali clienti che finiscono dalla concorrenza — senza che tu sappia nemmeno che esistevano. Con una provvigione media di 5.000-8.000€ a transazione, bastano 2-3 trattative perse al mese per bruciare 10.000-24.000€ di fatturato all'anno.

La soluzione esiste, e si chiama gestionale immobiliare — o, più precisamente, un CRM per agenzia immobiliare progettato per gestire l'intero ciclo: dall'arrivo del lead fino al rogito, passando per visite, proposte, preliminari e fatturazione delle provvigioni.

In questa guida analizzo cosa deve fare un software per agenzia immobiliare che funzioni davvero, confronto le soluzioni più diffuse sul mercato italiano e ti spiego quando ha senso investire in una soluzione custom — come quella che ho sviluppato per GreenHouse Immobiliare.

Le 10 funzionalità essenziali di un gestionale immobiliare

Non tutti i CRM sono uguali, e non tutti i CRM sono adatti al settore immobiliare. Un'agenzia con 2-15 agenti ha esigenze molto specifiche che un CRM generico (HubSpot, Zoho, Salesforce) semplicemente non copre. Ecco le funzionalità che devi pretendere dal tuo gestionale immobiliare.

1. Gestione portafoglio immobili con foto, video e planimetrie

Ogni immobile deve avere una scheda completa: indirizzo, metratura, prezzo, classe energetica, anno di costruzione, stato (disponibile, in trattativa, venduto/affittato), foto in alta risoluzione, video-tour, planimetrie. Il sistema deve permettere ricerche rapide con filtri multipli: zona, fascia di prezzo, tipologia, numero di locali, stato.

Un buon gestionale immobiliare consente anche di gestire le variazioni di prezzo nel tempo e lo storico delle modifiche, così da avere sempre traccia di come si è evoluta la commercializzazione di ogni immobile.

2. Matching automatico immobile-cliente

Questa è la funzionalità che fa la differenza tra un CRM generico e un vero CRM per agenzia immobiliare. Ogni cliente ha delle preferenze: zona, budget, numero di locali, piano, ascensore, garage. Quando inserisci un nuovo immobile, il sistema deve incrociarle automaticamente e segnalarti i clienti compatibili. E viceversa: quando registri un nuovo cliente, deve mostrarti subito gli immobili che corrispondono ai suoi criteri.

Senza matching automatico, questo lavoro ricade interamente sulla memoria degli agenti — che, con 50-100 clienti attivi e 30-80 immobili in portafoglio, non può essere affidabile.

3. Gestione visite con calendario condiviso

Le visite sono il cuore dell'attività di un'agenzia. Il gestionale deve offrire un calendario condiviso tra tutti gli agenti, con la possibilità di fissare appuntamenti collegati sia all'immobile che al cliente. Deve prevenire sovrapposizioni (due visite allo stesso immobile alla stessa ora), inviare promemoria automatici via email o SMS al cliente, e registrare l'esito di ogni visita (interessato, da richiamare, non interessato).

Un sistema ben progettato include anche la conferma automatica della visita 24 ore prima, riducendo drasticamente i "buchi" da appuntamenti saltati — un problema che ogni agente conosce fin troppo bene.

4. Pipeline trattative: dalla visita al rogito

Il percorso di vendita immobiliare ha fasi ben definite: visita → seconda visita → proposta d'acquisto → accettazione → preliminare (compromesso) → rogito notarile. Il tuo gestionale deve rispecchiare esattamente questa pipeline, con una vista Kanban che permetta di spostare le trattative da una fase all'altra con un drag-and-drop.

Ogni fase deve avere azioni automatiche: quando una proposta viene accettata, il sistema genera automaticamente la documentazione per il preliminare; quando si avvicina la data del rogito, notifica tutte le parti coinvolte. Questo livello di automazione non è un lusso — è ciò che separa le agenzie che crescono da quelle che sopravvivono.

5. Gestione mandati (esclusiva e non esclusiva)

Ogni incarico ha una tipologia (esclusiva o non esclusiva), una durata, delle condizioni specifiche e una scadenza. Il gestionale deve tracciare tutto e, soprattutto, avvisarti con anticipo quando un mandato sta per scadere, così da poter avviare il rinnovo per tempo. Un mandato in esclusiva che scade senza rinnovo significa un immobile — e il relativo investimento in marketing — perso.

6. Pubblicazione automatica sui portali immobiliari

Immobiliare.it, Casa.it, Idealista, Wikicasa, Subito.it: ogni agenzia pubblica gli annunci su più portali. Farlo manualmente — caricando foto, compilando descrizioni, aggiornando prezzi su ogni piattaforma — è un lavoro enorme e soggetto a errori. Un buon software per agenzia immobiliare deve supportare l'export automatico verso i principali portali tramite feed XML o API, sincronizzando prezzi, disponibilità e foto con un solo click.

7. Reportistica agenti e performance

Chi sta generando più lead? Chi ha il tasso di conversione migliore? Quanto tempo impiega mediamente una trattativa dalla prima visita al rogito? Il titolare dell'agenzia ha bisogno di dati concreti per prendere decisioni: assegnare zone, redistribuire il carico, valutare le performance e pianificare incentivi. Senza reportistica, stai gestendo l'agenzia alla cieca.

8. Fatturazione provvigioni

Quando una trattativa si chiude, bisogna calcolare la provvigione, emettere la fattura (o la proforma) e gestire l'incasso. Se l'agenzia lavora con agenti con partita IVA, servono anche i conteggi delle spettanze per ogni collaboratore. Un gestionale completo integra la fatturazione direttamente nella pipeline, così da non dover rifare tutto su un software contabile separato.

9. CRM con storico completo del cliente

Ogni interazione con il cliente deve essere registrata: chiamate, email, visite effettuate, immobili proposti, feedback. Quando un cliente che aveva visto un bilocale sei mesi fa richiama perché cerca un trilocale, l'agente deve avere tutto lo storico a portata di click. Questo livello di conoscenza del cliente è ciò che costruisce la fiducia e porta alle referenze — la fonte di lead più preziosa nel settore immobiliare.

10. Accesso mobile per gli agenti sul campo

Gli agenti immobiliari passano la maggior parte del tempo fuori ufficio: visite, sopralluoghi, incontri con i clienti. Il gestionale deve essere accessibile da smartphone e tablet, con un'interfaccia ottimizzata per l'uso in mobilità. Registrare l'esito di una visita direttamente dal telefono, consultare la scheda immobile durante un sopralluogo, fissare un appuntamento mentre si è dal cliente: tutto deve funzionare senza dover tornare alla scrivania.

Confronto: i gestionali immobiliari più diffusi in Italia

Sul mercato italiano esistono diverse soluzioni specifiche per il settore immobiliare. Le ho analizzate dal punto di vista di una piccola agenzia con 2-15 agenti, valutando funzionalità, prezzo, flessibilità e limiti. Ho incluso anche la possibilità di un gestionale su misura come termine di paragone.

Gestim: il veterano dei portali

Gestim è probabilmente il gestionale immobiliare più conosciuto in Italia. Il suo punto di forza è l'integrazione con un numero enorme di portali: Immobiliare.it, Casa.it, Idealista e decine di altri, con export automatico degli annunci. L'interfaccia è funzionale anche se non modernissima, e la gestione degli immobili è solida.

Limiti: La pipeline di vendita è rigida e poco personalizzabile. La reportistica è basilare. L'interfaccia mobile non è all'altezza dei competitor più recenti. Per agenzie che hanno bisogno di un CRM evoluto con automazioni e reportistica agenti, Gestim rischia di essere limitante.

Miogest: l'opzione economica

Miogest si posiziona come la soluzione accessibile per piccole agenzie immobiliari che cercano le funzionalità essenziali senza spendere troppo. Include gestione immobili, ricerche clienti, export verso i portali principali e un'interfaccia relativamente semplice.

Limiti: Le automazioni sono quasi inesistenti. La pipeline di vendita non è personalizzabile. Manca la fatturazione integrata. Per agenzie che crescono oltre 5-6 agenti, i limiti diventano evidenti e la migrazione verso un'altra piattaforma diventa inevitabile.

RealSteps: il più moderno

RealSteps è una soluzione più recente che punta su un'interfaccia moderna, una pipeline visuale in stile Kanban e funzionalità CRM più evolute rispetto ai competitor storici. Il matching immobile-cliente è buono e la gestione visite è integrata nel calendario.

Limiti: Essendo relativamente nuovo, l'ecosistema è meno maturo. Le integrazioni con software di contabilità italiani sono limitate. Il supporto, pur reattivo, non ha la stessa base di conoscenza dei competitor più affermati.

Keller Williams CRM: solo per affiliati

Il CRM di Keller Williams è incluso nell'affiliazione al network e segue la metodologia KW. È un buon CRM, con matching clienti e gestione lead strutturata, ma non è personalizzabile: la pipeline segue gli standard KW, i report sono quelli previsti dal franchising, e le integrazioni con i portali italiani sono parziali.

Limiti: Se non sei affiliato KW, non puoi usarlo. Se sei affiliato ma hai esigenze diverse dallo standard, non puoi adattarlo. È una scelta valida solo per chi opera già nel network Keller Williams e ne condivide la metodologia.

I limiti comuni di tutti i gestionali "pronti all'uso"

Dopo aver analizzato le principali piattaforme, emergono tre limiti strutturali che accomunano tutte le soluzioni SaaS per il settore immobiliare:

• Personalizzazione limitata. Ogni agenzia ha i propri processi: c'è chi gestisce anche gli affitti brevi, chi fa property management per conto terzi, chi ha fasi di trattativa diverse dallo standard. I gestionali pronti ti costringono nel loro schema, non si adattano al tuo.
• Canone ricorrente che cresce. 49€/mese sembrano poco, ma moltiplicati per più postazioni e per 5 anni diventano migliaia di euro. E i prezzi tendono a salire: le funzionalità che oggi sono incluse domani potrebbero essere spostate nei piani superiori.
• Dati in mano al fornitore. I tuoi immobili, i tuoi clienti, lo storico delle trattative — tutto vive sui server del fornitore. Se decidi di cambiare gestionale o se il fornitore chiude, esportare quei dati in modo completo è spesso un incubo.

Questo non significa che le soluzioni SaaS siano da evitare. Per molte agenzie sono la scelta giusta, soprattutto nella fase iniziale. Ma è fondamentale essere consapevoli di questi limiti prima di investire tempo e dati in una piattaforma.

Quando la soluzione su misura diventa la scelta intelligente

Un gestionale immobiliare su misura ha senso quando almeno due di queste condizioni si verificano:

• I tuoi processi non entrano nello schema standard. Gestisci anche affitti transitori? Hai una rete di segnalatori con provvigioni differenziate? Lavori con aste immobiliari? Ogni "ma noi facciamo anche..." è un segnale.
• Il costo del SaaS supera l'investimento custom in 2-3 anni. Un'agenzia con 8 agenti che paga 79€/mese per postazione spende oltre 7.500€ all'anno. In 3 anni sono 22.500€ — più del costo di un gestionale su misura che resti di tua proprietà.
• Vuoi il controllo totale sui dati. I tuoi clienti e le tue trattative sono il patrimonio della tua agenzia. Con una soluzione custom, i dati restano sul tuo server o sul tuo cloud, e nessun fornitore può decidere di cambiare le regole del gioco.
• Hai bisogno di integrazioni specifiche. Collegamento con il tuo software di contabilità, con il tuo sito web, con sistemi di valutazione immobiliare, con strumenti di firma digitale: ogni integrazione custom con un SaaS è un compromesso. Con una soluzione propria, è una feature.

Caso reale: il progetto GreenHouse CRM

Non parlo per teoria. Ho sviluppato personalmente un CRM immobiliare completo per GreenHouse Immobiliare, un'agenzia con 8 agenti che gestiva il portafoglio con un mix di Excel, agenda Google e un vecchio gestionale che non supportava più le loro esigenze.

Il progetto GreenHouse è nato da un'esigenza concreta: l'agenzia stava crescendo, i lead dai portali aumentavano, ma il tasso di conversione calava. Il motivo era semplice: troppi lead cadevano nel vuoto tra un foglio Excel e l'altro, le visite venivano fissate a voce e spesso dimenticate, e il titolare non aveva visibilità sulle performance dei singoli agenti.

Cosa ho sviluppato per GreenHouse

• Dashboard centralizzata con vista Kanban della pipeline: nuovo contatto → in trattativa → proposta inviata → preliminare → rogito chiuso. Ogni trattativa si sposta con un drag-and-drop.
• Schede immobile complete con galleria foto, video-tour, planimetrie, storico prezzi e stato dei mandati con alert automatici alla scadenza.
• Matching automatico: quando un nuovo immobile viene inserito, il sistema identifica i clienti con criteri compatibili e suggerisce all'agente di contattarli. Risultato: il 40% delle visite viene generato dal matching, senza intervento manuale.
• Calendario condiviso con gestione visite collegata a immobile e cliente. Promemoria automatici via email 24 ore prima, conferma visita con un click, registrazione esito post-visita direttamente da smartphone.
• Lead scoring automatico: ogni lead riceve un punteggio basato su interazioni, tempi di risposta e comportamento. Gli agenti vedono subito quali lead sono caldi e quali freddi, concentrando l'energia dove conta.
• Export automatico verso i portali (Immobiliare.it, Casa.it, Idealista) tramite feed XML generati dal sistema.
• Reportistica completa: performance per agente, tasso di conversione per fase, tempo medio di chiusura, revenue per zona e per tipologia. Il titolare ha il controllo totale in tempo reale.
• Fatturazione provvigioni integrata: al closing di una trattativa, il sistema calcola automaticamente le provvigioni per agente e genera la documentazione per la fatturazione.

I risultati dopo 6 mesi

I numeri parlano da soli:

• -60% tempo di gestione lead: quello che prima richiedeva ore di lavoro manuale su Excel ora avviene in automatico.
• +35% tasso di conversione: grazie al matching automatico e al lead scoring, gli agenti contattano i clienti giusti al momento giusto.
• Zero visite sovrapposte: il calendario condiviso ha eliminato completamente il problema degli appuntamenti doppi.
• Mandati rinnovati al 95%: gli alert automatici alla scadenza hanno quasi azzerato i mandati persi per dimenticanza.
• ROI in meno di 5 mesi: l'investimento iniziale si è ripagato rapidamente grazie all'aumento delle trattative chiuse e alla riduzione dei costi operativi.

Puoi approfondire tutti i dettagli tecnici, le scelte architetturali e le metriche complete nel caso studio dedicato al progetto GreenHouse.

Come scegliere il gestionale giusto per la tua agenzia

Non esiste una risposta unica. La scelta dipende dalla tua situazione specifica. Ecco un percorso decisionale rapido:

Hai appena aperto l'agenzia e hai 1-3 agenti?
Parti con un gestionale SaaS come Miogest o Gestim. Il costo è contenuto, la curva di apprendimento è minima e potrai concentrarti su ciò che conta: costruire il portafoglio e acquisire clienti. Quando crescerai, rivaluterai.

Hai 4-8 agenti e processi consolidati?
Valuta seriamente RealSteps o Gestim nei piani più completi. Ma fai anche i conti: quanto spenderai in 3 anni? Le funzionalità che ti servono sono tutte incluse o richiedono upgrade costosi? Se il costo triennale supera i 15.000€ e hai esigenze specifiche, una soluzione su misura potrebbe già avere senso.

Hai 8-15 agenti e il gestionale attuale non basta più?
È il momento di investire in un sistema che lavori esattamente come la tua agenzia, non il contrario. Un CRM immobiliare su misura ti dà il pieno controllo, elimina i canoni ricorrenti e diventa un asset della tua azienda — non una spesa mensile.

Quanto costa un gestionale immobiliare su misura?

Parliamo di numeri concreti. Un gestionale immobiliare personalizzato per un'agenzia con 2-15 agenti richiede tipicamente:

• Progetto base (gestione immobili, clienti, pipeline, calendario): 5.000-8.000€
• Progetto completo (base + matching automatico, export portali, reportistica, fatturazione): 10.000-18.000€
• Manutenzione annuale (aggiornamenti, backup, assistenza): 1.000-2.500€/anno

Confrontiamolo con un SaaS: un gestionale a 59€/mese per 8 postazioni costa 5.664€ all'anno, ovvero 16.992€ in 3 anni. Con una soluzione custom da 12.000€ + 2.000€/anno di manutenzione, in 3 anni spendi 18.000€ — una cifra comparabile, ma con la differenza fondamentale che il software è tuo, personalizzato sulle tue esigenze e senza vincoli di abbonamento.

Dopo il terzo anno, il risparmio diventa netto: il SaaS continua a costare 5.664€/anno, mentre la soluzione custom costa solo la manutenzione.

Non lasciare che i lead cadano nel vuoto

Ogni giorno senza un gestionale adeguato è un giorno in cui la tua agenzia perde lead, dimentica follow-up, sovrappone visite e lascia scadere mandati. Non per incapacità — per mancanza di strumenti.

Che tu scelga un SaaS verticale come Gestim o Miogest, una piattaforma più evoluta come RealSteps, o una soluzione costruita su misura per il tuo modo di lavorare, l'importante è smettere di gestire un business da centinaia di migliaia di euro con fogli Excel e messaggi WhatsApp.

Il progetto GreenHouse dimostra che è possibile avere un CRM che lavora come la tua agenzia, non il contrario. Se vuoi capire cosa significherebbe per te, parliamone. La prima consulenza è gratuita e senza impegno.