Quanto Costa un Gestionale su Misura? Guida Completa ai Prezzi 2026

Perché sempre più aziende scelgono un gestionale su misura

Se stai cercando informazioni sul costo di un gestionale su misura, probabilmente hai già capito una cosa fondamentale: i software standard non riescono a stare al passo con il modo in cui lavora la tua azienda. Fogli Excel ovunque, dati duplicati tra tre piattaforme diverse, processi manuali che ti rubano ore ogni settimana. Suona familiare?

Il mercato dei gestionali in Italia nel 2026 è più maturo che mai, eppure la domanda più frequente che ricevo dai titolari di PMI resta sempre la stessa: "Quanto costa farsi sviluppare un gestionale personalizzato?". La risposta onesta è che dipende — ma non nel senso vago con cui rispondono la maggior parte dei consulenti. Dipende da fattori precisi e quantificabili, che in questa guida analizzerò uno per uno.

Non troverai cifre gonfiate per impressionare, né prezzi stracciati per attirare clic. Solo numeri realistici basati sulla mia esperienza diretta come sviluppatore freelance che progetta e sviluppa gestionali e CRM personalizzati per PMI e professionisti italiani.

Gestionale su misura vs software standard: quando conviene il custom

Prima di parlare di prezzi, è fondamentale capire se un gestionale custom è davvero ciò che ti serve. Non sempre lo è, e un professionista serio te lo dice subito.

Un software standard (Salesforce, HubSpot, Zoho, TeamSystem) funziona bene quando i tuoi processi aziendali rientrano in schemi prevedibili e diffusi. Ma quando la tua azienda ha flussi di lavoro specifici, logiche di business particolari o esigenze che nessun software a scaffale copre senza forzature, il custom diventa non solo conveniente, ma necessario.

Segnali che hai bisogno di un gestionale su misura

• Usi 3 o più software diversi per gestire clienti, ordini, magazzino e fatturazione — e nessuno parla con l'altro
• Paghi licenze SaaS per funzionalità che non usi — il classico piano enterprise che ti serve al 20%
• I tuoi processi non si adattano al software, e finisci per adattare l'azienda al software (il contrario di ciò che dovrebbe accadere)
• Hai più di 5-10 utenti e i costi per licenza dei SaaS iniziano a pesare sul bilancio annuale
• Hai bisogno di integrazioni specifiche con macchinari, sensori, API di fornitori o piattaforme di settore
• La sicurezza dei dati è critica e vuoi il pieno controllo su dove e come vengono archiviati

Se ti riconosci in almeno due di questi punti, un gestionale su misura non è un lusso: è l'investimento più intelligente che puoi fare per la tua azienda. Se ti interessa approfondire il tema CRM nello specifico, ho documentato un progetto CRM completo che mostra concretamente cosa significa sviluppare una soluzione personalizzata.

I fattori che determinano il prezzo di un gestionale personalizzato

Il prezzo di un CRM personalizzato o di un gestionale custom non esce da un listino fisso. Nasce dall'analisi di variabili concrete che definiscono la complessità del progetto. Ecco i principali.

1. Complessità dei processi aziendali

Un gestionale che registra anagrafiche clienti e genera preventivi è un progetto molto diverso da uno che gestisce un ciclo produttivo completo con distinte base, avanzamento commesse e calcolo costi in tempo reale. La complessità dei processi da digitalizzare è il primo fattore di impatto sul prezzo.

2. Numero di moduli e funzionalità

Ogni modulo — anagrafica clienti, gestione preventivi, magazzino, fatturazione, reportistica, calendario — richiede analisi, sviluppo, test e documentazione. Più moduli servono, più ore di lavoro sono necessarie. Ma attenzione: non tutti i moduli servono subito (ne parlo più avanti).

3. Numero di utenti e ruoli

Un gestionale per 3 utenti con lo stesso livello di accesso è più semplice di uno per 30 utenti con 5 ruoli diversi, permessi granulari e audit trail delle modifiche. La gestione degli accessi incide significativamente sulla complessità tecnica.

4. Integrazioni con sistemi esistenti

Collegare il gestionale al software di fatturazione (Fatture in Cloud, Aruba), al gestionale contabile, all'e-commerce, al sito web, alle email o a piattaforme di settore richiede sviluppo aggiuntivo. Ogni integrazione è un progetto nel progetto, con le sue complessità e i suoi tempi.

5. Design dell'interfaccia

Un'interfaccia funzionale ma essenziale costa meno di un design curato con dashboard personalizzate, grafici interattivi e un'esperienza utente studiata nei minimi dettagli. Entrambi gli approcci possono essere validi: dipende da chi userà il software e dalla frequenza d'uso.

6. Migrazione dati

Se hai anni di dati in fogli Excel, vecchi database Access o altri software, la migrazione verso il nuovo gestionale richiede tempo e attenzione. Dati sporchi, duplicati, formati inconsistenti: pulire e importare tutto correttamente è un lavoro che va preventivato.

Tabella prezzi: quanto costa un gestionale su misura in Italia nel 2026

Ecco le fasce di prezzo realistiche per lo sviluppo di un gestionale o CRM personalizzato in Italia, basate su preventivi reali e progetti completati. I prezzi si riferiscono allo sviluppo completo: analisi, progettazione, sviluppo, test, deploy e formazione iniziale.

Nota importante: queste fasce sono indicative e si riferiscono allo sviluppo da parte di un freelance esperto o di un piccolo team. Un'agenzia strutturata applica tipicamente un ricarico del 40-80% sulle stesse funzionalità, dovuto ai costi di struttura (ufficio, project manager, overhead). Il risultato finale non è necessariamente migliore: ciò che conta è la competenza di chi progetta e scrive il codice.

Cosa include un preventivo serio per un gestionale

Un preventivo professionale non è una riga con un numero. È un documento che ti permette di capire esattamente cosa stai comprando, perché costa quello che costa e cosa succede in ogni fase del progetto. Ecco cosa dovresti sempre trovare:

• Analisi dei requisiti e dei processi — Sessioni di analisi per mappare i flussi aziendali e tradurli in specifiche tecniche. Questa fase vale il 15-20% del progetto e fa la differenza tra un software che funziona e uno che finisce in un cassetto
• Progettazione UX/UI — Wireframe e mockup dell'interfaccia, validati con il cliente prima di scrivere una riga di codice
• Sviluppo e programmazione — Realizzazione tecnica con rilasci incrementali, così puoi vedere i progressi e dare feedback in corso d'opera
• Test e controllo qualità — Test funzionali, test di carico, test di sicurezza. Un software non testato è un software che si romperà nel momento peggiore
• Migrazione dati — Import dei dati esistenti (da Excel, vecchi software, database) con pulizia e validazione
• Deploy e messa in produzione — Configurazione server, deploy, certificati SSL, backup automatici
• Formazione utenti — Sessioni pratiche per il team, con documentazione e video tutorial personalizzati
• Periodo di assistenza post-lancio — Tipicamente 30-90 giorni di supporto incluso per gestire i primi utilizzi reali e le inevitabili richieste di aggiustamento
• Tempistiche e milestone — Timeline chiara con date di consegna per ogni fase del progetto
• Proprietà del codice — Il software è tuo. Codice sorgente, database, documentazione tecnica: tutto viene consegnato al cliente

Se un preventivo per un gestionale non include almeno la maggior parte di questi elementi, manca di professionalità. Più il documento è dettagliato, meno sorprese ci saranno in corso d'opera. Nel mio caso, ogni preventivo che invio dettaglia ogni singola voce con ore stimate e costo associato.

I costi ricorrenti: cosa paghi dopo lo sviluppo

Il prezzo di sviluppo è solo una parte dell'investimento. Un gestionale custom, come qualsiasi software, ha costi ricorrenti che vanno considerati nel budget complessivo. La buona notizia? Sono molto più bassi di quanto si pensi, e soprattutto prevedibili.

Costi annuali tipici

• Hosting e infrastruttura — Da 200 a 600 €/anno per un VPS di qualità con backup automatici. Per progetti enterprise, servizi cloud scalabili (AWS, Hetzner) da 600 a 2.000 €/anno
• Manutenzione ordinaria — Aggiornamenti di sicurezza, fix di bug minori, monitoraggio uptime: da 1.000 a 3.000 €/anno a seconda della complessità del sistema
• Aggiornamenti funzionali — Nuove funzionalità, migliorie richieste dagli utenti, adeguamenti normativi: quotati a progetto o con un pacchetto ore annuale (tipicamente 500-2.000 €/anno)
• Dominio e certificati — Da 20 a 50 €/anno, costo marginale

Totale costi ricorrenti tipici: da 1.500 a 5.000 €/anno per un gestionale medio, a seconda del livello di supporto e della frequenza degli aggiornamenti.

Confronto TCO: gestionale custom vs SaaS su 3 anni

È qui che il gestionale su misura mostra il suo vero vantaggio competitivo. Vediamo un confronto reale del Total Cost of Ownership (TCO) su 3 anni per un'azienda con 10 utenti.

Il risparmio con il custom su 3 anni è di 7.800 - 14.800 €. E il divario si allarga ogni anno successivo, perché i costi del SaaS sono ricorrenti e tendono ad aumentare, mentre quelli del custom si stabilizzano. Su 5 anni, il gestionale personalizzato costa mediamente il 40-55% in meno rispetto a un SaaS equivalente con lo stesso numero di utenti.

Ma il risparmio economico è solo metà della storia. Il gestionale su misura è costruito esattamente sui tuoi processi, non devi adattare il tuo modo di lavorare a un software generico. E non dipendi da un fornitore estero che può cambiare i prezzi, eliminare funzionalità o chiudere domani.

Come risparmiare senza sacrificare la qualità

Se il budget è un vincolo (e per una PMI lo è quasi sempre), esistono strategie intelligenti per ottenere un gestionale personalizzato di qualità senza spendere una fortuna.

Strategia 1: parti con un MVP (Minimum Viable Product)

Non devi costruire tutto il primo giorno. Identifica i 2-3 moduli che risolvono il problema più urgente e parti da lì. Un gestionale base con anagrafica clienti, gestione preventivi e scadenzario può essere operativo in 4-6 settimane e costare 3.000-5.000 €. Una volta che funziona e genera valore, aggiungi i moduli successivi.

Strategia 2: sviluppo modulare e incrementale

Invece di un unico grande progetto, suddividi lo sviluppo in fasi trimestrali. Ogni trimestre aggiungi un modulo, testi con gli utenti reali, raccogli feedback e ottimizzi. Questo approccio ha tre vantaggi enormi:

• Distribuisci il costo nel tempo — Invece di 15.000 € in un'unica soluzione, paghi 3.000-4.000 € a trimestre
• Riduci il rischio — Ogni fase è validata prima di procedere. Se qualcosa non funziona, lo scopri subito, non dopo 6 mesi
• Il software genera valore fin da subito — Non aspetti mesi prima di vedere un ritorno. Il primo modulo è già operativo mentre sviluppi il secondo

Strategia 3: scegli un freelance esperto, non un'agenzia

Come spiegavo nella mia guida su quanto costa un sito web professionale, un freelance specializzato offre lo stesso livello di competenza tecnica di un'agenzia, senza i costi di struttura. Il risparmio tipico è del 30-50% a parità di risultato. Parli direttamente con chi scrive il codice, le decisioni sono più rapide e non paghi per intermediari.

Il ROI concreto: ogni euro investito torna moltiplicato

Parliamo di numeri reali. Il ritorno sull'investimento di un gestionale su misura non è un concetto astratto: è misurabile in ore risparmiate, errori eliminati e fatturato recuperato.

Esempio concreto — PMI di servizi con 8 dipendenti:

Prima del gestionale: ogni dipendente spendeva in media 45 minuti al giorno in attività manuali ripetitive (copiare dati tra fogli Excel, cercare informazioni, compilare report). Totale: 6 ore/giorno perse nell'intero team.

Dopo il gestionale custom (investimento: 10.000 €): il tempo dedicato ad attività manuali è sceso a 10 minuti/giorno per dipendente. Risparmio: 4,7 ore/giorno, ovvero circa 1.128 ore/anno.

Con un costo medio del lavoro di 25 €/ora, il risparmio annuo è di 28.200 €. L'investimento si ripaga in meno di 5 mesi. A questo aggiungi: meno errori di data entry (che causavano in media 2 contestazioni/mese dai clienti), report automatici che prima richiedevano 2 giorni/mese di lavoro manuale, e un pipeline di vendita finalmente visibile che ha portato a un aumento del 18% nel tasso di conversione dei preventivi.

ROI primo anno: 182%

Questo non è un caso eccezionale: è lo scenario tipico di una PMI che passa da processi manuali a un sistema strutturato. Non stai pagando un software: stai pagando la soluzione a problemi che ti costano molto più del software stesso.

Le domande più frequenti sul costo di un gestionale su misura

Quanto tempo serve per sviluppare un gestionale custom?

Un gestionale base (2-3 moduli) richiede tipicamente 4-8 settimane. Un CRM medio con 4-6 moduli, 8-14 settimane. Un gestionale completo con integrazioni multiple, 3-6 mesi. Questi tempi includono analisi, sviluppo, test e formazione.

Posso iniziare in piccolo e ampliare dopo?

Assolutamente sì, ed è l'approccio che consiglio nella maggior parte dei casi. L'architettura viene progettata fin dall'inizio per essere modulare e scalabile, così aggiungere funzionalità in futuro non richiede di riscrivere ciò che è già stato fatto.

Il gestionale è mio o resto vincolato allo sviluppatore?

Nel mio caso, il software è tuo al 100%. Ricevi il codice sorgente completo, la documentazione tecnica, gli accessi a server e database. Se un giorno vuoi cambiare sviluppatore, sei libero di farlo senza perdere nulla. Nessun lock-in, nessuna piattaforma proprietaria.

Cosa succede se lo sviluppatore sparisce?

Domanda legittima. Proprio perché ricevi il codice sorgente e la documentazione completa, qualsiasi sviluppatore competente può prendere in mano il progetto. Non sei mai in balia di una singola persona. Questo è un vantaggio enorme rispetto ai SaaS proprietari, dove se il provider chiude, perdi tutto.

Un gestionale custom è sicuro?

Più di quanto pensi. Un software su misura ha una superficie di attacco molto più piccola rispetto a un CMS diffuso come WordPress, perché il codice non è pubblico e non esistono exploit noti. In più, le best practice di sicurezza (HTTPS, autenticazione robusta, protezione SQL injection, backup cifrati) vengono implementate by design.

Perché affidarsi a me per il tuo gestionale

Come sviluppatore freelance specializzato in gestionali e CRM personalizzati, lavoro ogni giorno con PMI italiane che hanno bisogno di soluzioni concrete, non di software gonfiati di funzionalità inutili. Ecco cosa offro di diverso:

• Preventivo trasparente e dettagliato — Ogni voce è esplicitata: sai esattamente cosa ricevi, quante ore richiede e quanto costa. Nessun costo nascosto, nessuna sorpresa a progetto avviato
• Approccio modulare — Parti in piccolo, cresci quando serve. Non ti vendo un mega-progetto se ti basta un MVP
• Comunicazione diretta — Parli con chi analizza, progetta e scrive il codice. Zero intermediari, decisioni rapide
• Codice di proprietà — Il gestionale è tuo al 100%. Codice sorgente, database, documentazione: tutto viene consegnato
• Supporto continuativo — Non sparisco dopo il deploy. Offro piani di manutenzione su misura e sono disponibile per evoluzioni future
• Rapporto qualità-prezzo — Senza costi di struttura di un'agenzia, il tuo budget va interamente in qualità del lavoro