CRM Gratuiti in Italiano: Quale Funziona Davvero per una PMI?

Il miraggio del CRM gratuito: cosa ottieni davvero a costo zero?

Cerchi un CRM gratuito in italiano per la tua PMI? Sei in buona compagnia. Ogni mese, migliaia di imprenditori e responsabili commerciali italiani digitano su Google varianti di "CRM gratis PMI" sperando di trovare la soluzione che risolva il caos di fogli Excel, email sparse e post-it dimenticati — senza spendere un centesimo.

La buona notizia: esistono davvero CRM gratuiti che funzionano, con interfaccia in italiano e funzionalità sufficienti per partire. La notizia meno buona: "gratuito" non significa mai "senza costi". Ogni piano free ha limiti precisi, e quei limiti si trasformano in costi nascosti: tempo perso per aggirare le restrizioni, dati bloccati dentro un ecosistema, funzionalità critiche disponibili solo a pagamento.

In questo articolo analizzo nel dettaglio i 6 migliori CRM gratuiti disponibili in italiano, confrontando cosa offrono realmente nei piani free, dove tagliano e quanto costa fare l'upgrade. L'obiettivo non è farti scegliere il più economico, ma aiutarti a capire qual è la scelta più intelligente per la tua azienda — oggi e nei prossimi 2-3 anni.

Consiglio pratico: Prima di valutare qualsiasi CRM, scrivi su un foglio quanti contatti gestisci, quante persone del team lo useranno, e quali sono le 3 operazioni che fai più spesso con i clienti (follow-up, preventivi, assistenza). Questo semplice esercizio ti farà risparmiare settimane di prove e ripensamenti.

I 6 migliori CRM gratuiti in italiano: analisi completa

Ho testato e analizzato le principali piattaforme che offrono un piano free utilizzabile da PMI italiane. Per ognuna ho valutato: funzionalità reali del piano gratuito, limiti operativi, qualità della traduzione italiana, facilità d'uso e costo del primo upgrade utile. Vediamo cosa ho trovato.

1. HubSpot CRM Free — Il più generoso (ma con un piano preciso)

HubSpot è probabilmente il CRM gratuito più conosciuto al mondo, e per una buona ragione: il piano free è sorprendentemente completo. Puoi gestire fino a 1.000.000 di contatti (sì, un milione), avere utenti illimitati e accedere a funzionalità come pipeline di vendita, tracking email, live chat e form per il sito web.

Cosa offre gratis:

• Gestione contatti e aziende illimitata
• Pipeline di vendita con vista Kanban
• Tracking apertura email (fino a 200 notifiche/mese)
• Live chat e chatbot base
• Form e landing page (con branding HubSpot)
• Dashboard di reporting (fino a 3 dashboard)
• Interfaccia completamente in italiano

I limiti che contano:

• Branding HubSpot su form, email e chat — i tuoi clienti vedono il logo HubSpot
• Automazioni limitate a 1 azione per workflow
• Nessun A/B testing sulle email
• Report personalizzati non disponibili
• Supporto solo via community (niente telefono o chat dedicata)

Prezzo upgrade: Starter da 15€/mese/utente. Il salto al Professional (automazioni complete, report custom) parte da 90€/mese/utente — un aumento significativo.

Ideale per: Startup e micro-imprese che vogliono un CRM completo per iniziare, con la prospettiva di crescere nell'ecosistema HubSpot. Attenzione: una volta dentro, migrare altrove diventa complesso.

2. Zoho CRM Free — Solido, ma per team piccolissimi

Zoho offre un piano gratuito per massimo 3 utenti, che lo rende adatto solo a micro-imprese o team commerciali ridotti. L'interfaccia è in italiano e la piattaforma è matura e stabile, parte di un ecosistema enorme (Zoho ha oltre 50 applicazioni business).

Cosa offre gratis:

• Fino a 3 utenti
• Gestione lead, contatti, aziende e trattative
• Pipeline di vendita
• Report standard (non personalizzabili)
• Integrazione email base
• App mobile funzionale

I limiti che contano:

• Massimo 3 utenti — se il team cresce, sei subito a pagamento
• 5.000 record totali (contatti + lead + trattative) — si riempie in fretta
• Nessuna automazione nel piano free
• Nessun workflow, nessun blueprint dei processi
• Integrazioni limitate (niente Zoho Analytics, niente Zoho Desk nel free)

Prezzo upgrade: Standard da 14€/mese/utente con fatturazione annuale. Professional (con workflow e automazioni) da 23€/mese/utente.

Ideale per: Freelance o team di 2-3 persone che gestiscono meno di 5.000 contatti e non hanno bisogno di automazioni. Se prevedi di crescere oltre 3 utenti entro l'anno, valuta direttamente il piano Standard.

3. Bitrix24 — Tanto di tutto, ma attenzione alla complessità

Bitrix24 è una piattaforma all-in-one che include CRM, project management, comunicazione interna, sito web e molto altro. Il piano gratuito è generoso in termini di funzionalità, ma la curva di apprendimento è ripida. L'interfaccia è disponibile in italiano, anche se la traduzione non è sempre impeccabile.

Cosa offre gratis:

• Utenti illimitati
• CRM con lead, contatti, aziende e trattative
• Pipeline di vendita
• 5 GB di spazio cloud
• Chat interna, videochiamate (fino a 12 partecipanti)
• Task e project management base
• Sito web integrato

I limiti che contano:

• Interfaccia complessa e a tratti confusa — il team perderà tempo ad orientarsi
• Automazioni CRM limitate nel piano free
• Solo 5 GB di storage — con allegati e documenti si esaurisce rapidamente
• Report e analytics molto limitati
• Le funzionalità "gratuite" vengono periodicamente spostate nei piani a pagamento
• Supporto solo via knowledge base nel free

Prezzo upgrade: Basic da 49€/mese per 5 utenti. Standard da 99€/mese per 50 utenti. Nota: Bitrix24 fattura per team, non per utente, il che può essere vantaggioso con team numerosi.

Ideale per: Aziende che cercano una piattaforma all-in-one e sono disposte a investire tempo nella configurazione iniziale. Non adatto a chi vuole qualcosa di immediato e intuitivo.

4. vtenext Community Edition — L'open source italiano

vtenext è un caso particolare: è un CRM open source sviluppato in Italia, a Verona. La Community Edition è gratuita, scaricabile e installabile sui propri server. È basato su vtiger CRM con importanti personalizzazioni, tra cui un motore BPM (Business Process Management) per la gestione dei processi aziendali.

Cosa offre gratis:

• CRM completo: contatti, aziende, lead, opportunità, ticket assistenza
• Motore BPM per l'automazione dei processi
• Utenti illimitati
• Completamente in italiano (sviluppato in Italia)
• Installazione on-premise (i dati restano sui tuoi server)
• Codice sorgente modificabile

I limiti che contano:

• Richiede competenze tecniche per l'installazione e la manutenzione (server Linux, PHP, MySQL)
• Interfaccia datata rispetto ai competitor SaaS
• Nessun supporto ufficiale — solo community e forum
• Gli aggiornamenti della Community sono meno frequenti rispetto alla versione Enterprise
• Integrazioni con strumenti esterni limitate nella versione free
• Nessuna app mobile ufficiale nella Community

Prezzo upgrade: La versione Enterprise cloud parte da circa 30-40€/mese/utente con supporto, aggiornamenti garantiti e funzionalità avanzate.

Ideale per: PMI con un reparto IT interno (o un consulente di fiducia) che vogliono il controllo totale sui dati e la possibilità di personalizzare il codice. Se non hai competenze tecniche, i costi di gestione possono superare quelli di un CRM SaaS a pagamento.

5. Mokapen — Il CRM italiano "nato semplice"

Mokapen è una piattaforma CRM 100% italiana, nata a Milano, pensata specificamente per PMI e professionisti italiani. L'approccio è opposto a Bitrix24: tutto è semplice, essenziale, senza fronzoli. Il piano gratuito è limitato ma funzionale per iniziare.

Cosa offre gratis:

• Fino a 2 utenti
• Gestione contatti e aziende
• Pipeline di vendita base
• Task management integrato
• Interfaccia 100% italiana, pensata per il mercato italiano
• Conformità GDPR nativa (server in UE)

I limiti che contano:

• Massimo 2 utenti nel piano free — molto restrittivo
• Funzionalità avanzate assenti: niente automazioni, niente report evoluti
• Integrazioni con strumenti terzi molto limitate
• Ecosistema piccolo rispetto a HubSpot o Zoho — meno risorse, meno tutorial
• Poco adatto a processi di vendita complessi

Prezzo upgrade: Piano Professional da circa 9€/mese/utente. Enterprise su richiesta.

Ideale per: Professionisti e micro-imprese italiane che vogliono un CRM semplicissimo, in italiano, senza la complessità delle piattaforme internazionali. Se le tue esigenze crescono, potresti sentire i limiti piuttosto rapidamente.

6. Freshsales Free — Buon inizio, ma il free dura poco

Freshsales (di Freshworks) offre un piano gratuito chiamato "Free" pensato per team piccoli. L'interfaccia è moderna e piacevole, la traduzione italiana è buona e l'usabilità è tra le migliori del mercato.

Cosa offre gratis:

• Fino a 3 utenti
• Gestione contatti, account e trattative
• Telefono integrato (con crediti limitati)
• Chat integrata per il sito web
• App mobile completa
• Integrazione email

I limiti che contano:

• Massimo 3 utenti
• Nessun workflow o automazione
• Pipeline di vendita singola (non puoi gestire più processi in parallelo)
• Report molto basilari
• Nessun lead scoring nel piano free
• Supporto limitato a email (tempi di risposta lunghi)

Prezzo upgrade: Growth da 9€/mese/utente (annuale). Pro da 39€/mese/utente con automazioni complete e AI.

Ideale per: Team di 1-3 persone che apprezzano un'interfaccia moderna e vogliono testare l'ecosistema Freshworks prima di impegnarsi. Il piano free è un buon punto di partenza, ma le automazioni — spesso il motivo per cui si adotta un CRM — richiedono l'upgrade.

Tabella comparativa: tutti i CRM gratuiti a confronto

Ecco il quadro completo per confrontare rapidamente le opzioni. Tieni a mente che i prezzi possono variare — i dati sono aggiornati a febbraio 2026.

I 3 costi nascosti di ogni CRM "gratuito"

Nessun CRM è veramente gratuito. Anche quando non paghi un canone, stai comunque investendo risorse. Ecco i tre costi che nessuna pagina pricing ti mostra.

1. Il costo del tempo: configurazione, apprendimento, workaround

Un CRM gratuito richiede che tu faccia tutto da solo: configurazione, importazione dati, formazione del team, risoluzione dei problemi. Se stimi 20-40 ore tra setup iniziale e apprendimento per un team di 3-5 persone, e valuti il tuo tempo a 30€/ora, stai già investendo 600-1.200€ — solo per partire. Con i piani free meno flessibili, aggiungi le ore spese in workaround per aggirare i limiti delle funzionalità.

2. Il costo del lock-in: i tuoi dati non sono davvero tuoi

Quando carichi contatti, note, storico delle interazioni e documenti in un CRM cloud, quei dati diventano difficili da esportare. HubSpot, ad esempio, ti permette di esportare i contatti base in CSV, ma le note sulle trattative, i log delle email, le attività — tutta quella storia — non esce facilmente. Dopo 12 mesi di utilizzo, migrare a un altro CRM diventa un progetto a sé. È esattamente così che il piano free diventa un piano a pagamento: non perché lo scegli, ma perché non puoi più permetterti di andartene.

3. Il costo dell'opportunità: funzionalità che mancano quando servono

Il momento in cui senti di più i limiti di un CRM gratuito è proprio quando la tua azienda cresce. Hai appena chiuso un contratto importante, il flusso di lead aumenta, il team si allarga — e scopri che per avere le automazioni di follow-up ti serve il piano Professional a 90€/utente/mese. Il CRM che doveva farti risparmiare diventa un ostacolo alla crescita.

Quando un CRM gratuito è sufficiente (davvero)

Non voglio essere solo critico. Ci sono scenari in cui un CRM gratuito funziona bene e ha senso usarlo:

• Sei un freelance o hai un team di massimo 2-3 persone e gestisci meno di 500 contatti attivi
• Il tuo ciclo di vendita è semplice: lead → preventivo → chiusura, senza fasi intermedie complesse
• Non hai bisogno di automazioni perché il volume è gestibile manualmente
• Stai sperimentando: non hai mai usato un CRM e vuoi capire se fa per te prima di investire
• Il budget è zero e l'alternativa è continuare con Excel (in questo caso, qualsiasi CRM free è meglio — se ti ritrovi in questa situazione, leggi anche CRM vs Excel: quando fare il salto)

In questi casi, la mia raccomandazione è HubSpot Free per chi vuole il pacchetto più completo, oppure Mokapen per chi preferisce la semplicità totale e vuole restare in un ecosistema 100% italiano.

Quando è il momento di investire in qualcosa di serio

Il CRM gratuito è un ottimo punto di partenza, ma non è una destinazione. Ecco i segnali che indicano che hai superato i limiti del free:

• Il team è cresciuto oltre 3-5 persone e il piano free non supporta tutti gli utenti
• Perdi lead per mancanza di automazioni: follow-up dimenticati, email non inviate, notifiche inesistenti
• Hai bisogno di report personalizzati per capire dove guadagni e dove perdi
• Il processo di vendita ha specificità di settore che il CRM generico non gestisce
• I tuoi dati sono frammentati tra CRM, email, Excel e altri strumenti che non dialogano tra loro
• Il branding del fornitore sulle tue comunicazioni sta danneggiando la tua immagine professionale

Quando ti riconosci in 2 o più di questi punti, hai tre strade.

Strada 1: Upgrade del CRM attuale

La più semplice: passi al piano a pagamento. Funziona bene se il CRM che stai usando copre le tue esigenze e il prezzo è sostenibile. Attenzione però: i costi scalano rapidamente. Un team di 10 persone su HubSpot Professional costa oltre 900€/mese — più di 10.000€ all'anno. Per sempre.

Strada 2: Migrazione a un CRM diverso

Se il CRM attuale non soddisfa le esigenze, puoi migrare a una piattaforma più adatta. Tieni presente che la migrazione richiede tempo (tipicamente 4-8 settimane) e comporta il rischio di perdere dati o storico delle interazioni.

Strada 3: Un CRM su misura

Quando le esigenze sono specifiche del tuo settore o i costi dei CRM SaaS diventano insostenibili a lungo termine, un CRM sviluppato su misura può essere la scelta più intelligente. L'investimento iniziale è più alto, ma ottieni un sistema che fa esattamente quello che serve a te, senza pagare canoni mensili per funzionalità che non usi, e con il controllo totale sui tuoi dati.

Un esempio concreto: per GreenHouse Immobiliare ho sviluppato un CRM personalizzato con pipeline drag-and-drop, lead scoring automatico e follow-up intelligenti. Risultato: -60% tempo di gestione lead e +35% tasso di conversione. Il costo dell'investimento si è ripagato in meno di 5 mesi, senza canoni mensili ricorrenti.

La scelta intelligente: come decidere in 5 minuti

Per semplificare la decisione, ho creato un albero decisionale rapido. Rispondi a queste domande nell'ordine:

1. Quante persone useranno il CRM?

• 1-2 persone → Mokapen Free o Zoho Free sono sufficienti
• 3-5 persone → HubSpot Free o Bitrix24
• 6+ persone → Serve un piano a pagamento o una soluzione custom

2. Hai bisogno di automazioni?

• No → Qualsiasi CRM free funziona
• Sì, basilari → HubSpot Free (1 azione per workflow)
• Sì, avanzate → Nessun piano free le offre. Devi investire

3. I tuoi dati devono restare in Italia/UE?

• Sì → Mokapen (server UE) o vtenext Community (on-premise)
• Non è prioritario → Tutte le opzioni sono valide

4. Hai competenze tecniche interne?

• Sì → vtenext Community è l'opzione più potente e flessibile
• No → Resta sui SaaS: HubSpot, Zoho, Freshsales

5. Quanto pensi di crescere nei prossimi 12 mesi?

• Poco o nulla → Un CRM free può bastare a lungo
• Significativamente → Valuta subito un piano a pagamento o una soluzione personalizzata per evitare la migrazione forzata tra 6 mesi

Il vero risparmio non è il canone a zero: è la scelta giusta al momento giusto

Dopo aver analizzato decine di PMI italiane nella scelta del CRM, posso dirti una cosa con certezza: il costo più alto non è mai il software. È la scelta sbagliata.

Ho visto aziende perdere mesi su CRM gratuiti inadeguati, accumulare dati in piattaforme da cui poi non riuscivano a uscire, e trovarsi costrette a rifare tutto da capo. Ho visto team di 8 persone arrancare su piani free limitati a 3 utenti, creando account condivisi e perdendo la tracciabilità delle attività. Ho visto imprenditori pagare 500€/mese per funzionalità che usavano al 20%.

La scelta intelligente non è sempre quella gratuita. È quella che bilancia le esigenze di oggi con la crescita di domani, senza vincolarti a un ecosistema che non controlli.

Se stai valutando un CRM per la tua PMI e non sai da dove partire, o se stai usando un CRM free e senti che non basta più, il passo più utile che puoi fare è parlare con qualcuno che ha già affrontato questa scelta decine di volte. Non per vendere, ma per orientare.

Richiedi una consulenza gratuita: analizziamo insieme la tua situazione, mappiamo le esigenze reali e identifichiamo la soluzione giusta — che sia un CRM gratuito ben configurato, una piattaforma a pagamento o un sistema su misura costruito attorno ai tuoi processi.