Il Miglior Gestionale per Artigiani: Guida Pratica 2026

Perché un artigiano nel 2026 ha bisogno di un gestionale (anche se pensa di no)

Facciamo un passo indietro. Se sei un artigiano — idraulico, elettricista, falegname, fabbro, imbianchino, piastrellista — probabilmente stai leggendo questo articolo dal telefono, tra un cantiere e l'altro. E probabilmente stai pensando: "Ma io ho sempre fatto tutto con carta e penna, a che mi serve un gestionale?"

Te lo dico chiaro: ti serve eccome. E non perché lo dice qualche guru del digitale, ma perché stai perdendo tempo e soldi ogni giorno senza rendertene conto. Quel foglietto con il preventivo scritto a mano che il cliente perde. La fattura elettronica che il commercialista ti rincorre. I materiali che compri due volte perché non ti ricordi cosa hai già in magazzino. Le ore passate la sera a mettere insieme i conti invece di stare con la famiglia.

Un gestionale per artigiani non è un software complicato da ingegneri. È uno strumento che ti fa risparmiare tempo, ti evita errori e ti fa sembrare più professionale agli occhi dei clienti. Punto. In questa guida ti spiego quali sono le opzioni sul mercato nel 2026, cosa devi cercare e quando vale la pena investire in una soluzione fatta su misura per il tuo mestiere.

La realtà quotidiana dell'artigiano italiano

Prima di parlare di software, parliamo di te. Perché il problema vero è che la maggior parte dei gestionali non sono pensati per chi lavora con le mani. Sono progettati per uffici, per gente seduta davanti a un computer otto ore al giorno. Tu invece sei su un tetto, sotto un lavandino, in un laboratorio pieno di trucioli.

Ecco la giornata tipo di Mario, idraulico a Napoli con 15 anni di esperienza:

• Alle 7:30 è già dal primo cliente. Fa il sopralluogo, stima i materiali, dà un prezzo a voce
• Il cliente chiede un preventivo scritto. Mario dice "glielo mando stasera" e se lo segna su un foglietto
• Tra un intervento e l'altro compra materiale dal grossista. Paga e butta lo scontrino nel cruscotto
• Alle 19:00 torna a casa stanco morto. Deve ancora fare quel preventivo, registrare le spese, mandare la fattura del lavoro finito tre giorni fa
• Il commercialista lo chiama: mancano due fatture del mese scorso. Mario bestemmia in silenzio

Ti ci ritrovi? Sei Mario anche tu? Allora continua a leggere, perché la soluzione esiste e non è complicata come pensi.

Cosa deve fare un gestionale per artigiani (checklist delle funzionalità essenziali)

Non ti serve un software con 200 funzioni. Te ne servono poche, ma che funzionino bene e che puoi usare dal telefono tra un cantiere e l'altro. Ecco la checklist delle funzionalità che un software per artigiani deve avere per essere davvero utile:

Preventivi rapidi e professionali

• Creazione veloce da smartphone — Devi poter fare un preventivo in 5 minuti, dal telefono, davanti al cliente
• Listino materiali precaricato — Non vuoi riscrivere ogni volta "tubo rame 22mm" con il prezzo. Lo carichi una volta e lo richiami
• Trasformazione in fattura con un tap — Il cliente accetta? Tap, il preventivo diventa fattura. Fine
• PDF professionale con il tuo logo — Basta preventivi scritti a mano. Un PDF ordinato fa la differenza

Fatturazione elettronica senza impazzire

• Invio automatico al Sistema di Interscambio (SDI) — Crei la fattura, premi invio, ci pensa il software
• Gestione regime forfettario e ordinario — Deve funzionare per il tuo regime fiscale, senza che tu debba sapere cosa sono i codici XML
• Notifiche di consegna e accettazione — Sai subito se la fattura è andata a buon fine
• Archivio digitale a norma — Tutte le fatture salvate e consultabili. Il commercialista ti ringrazierà

Gestione interventi e cantieri

• Calendario interventi — Sai dove devi andare, quando e per fare cosa. Niente più appuntamenti dimenticati
• Scheda cliente con storico lavori — Il signor Rossi ti richiama dopo 2 anni? Sai subito cosa gli hai fatto l'ultima volta
• Note e foto per ogni intervento — Fotografi il problema, alleghi la nota. Utile per i preventivi e per tutelarti
• Rapportino di lavoro digitale — Il cliente firma sul telefono. Niente più fogli che si perdono

Gestione materiali e magazzino

• Inventario semplice — Sai cosa hai nel furgone e in magazzino senza dover controllare fisicamente
• Associazione materiali a intervento — Per ogni lavoro sai quanto materiale hai usato e quanto ti è costato
• Alert scorte minime — Stai finendo i raccordi da 3/4? Il software te lo dice prima che ti servano

Mobilità totale

• Funziona da smartphone e tablet — Non da PC. Da telefono. Questo è il requisito numero uno
• Funziona anche offline — In cantina dal cliente non c'è campo? Deve funzionare lo stesso e sincronizzarsi dopo
• Interfaccia semplice — Se per fare una fattura devi cliccare 15 volte, quel software non fa per te

Regola d'oro: se non riesci a creare un preventivo in meno di 5 minuti dal telefono, quel gestionale non è fatto per un artigiano. Cambialo.

Le soluzioni sul mercato: confronto onesto per artigiani

Ora che sai cosa cercare, vediamo cosa offre il mercato nel 2026. Ho analizzato le principali opzioni disponibili per un artigiano italiano, valutandole dal punto di vista di chi non ha tempo da perdere e vuole qualcosa che funzioni subito. Se vuoi un confronto ancora più approfondito sulle tre piattaforme generaliste, ho scritto una guida completa su Fatture in Cloud, Danea e TeamSystem.

Vediamo ogni opzione nel dettaglio.

Fatture in Cloud: ottimo per fatturare, meno per gestire il lavoro

Fatture in Cloud è il gestionale cloud più usato in Italia e ha un'app mobile eccellente. Se sei un artigiano in regime forfettario e la tua esigenza principale è emettere fatture elettroniche senza impazzire, il piano a 4 euro al mese è difficile da battere. L'interfaccia è semplice, fai la fattura in due minuti e la mandi al SDI con un tap.

Il problema? Fatture in Cloud non è pensato per un artigiano che lavora sul campo. Non ha la gestione degli interventi, non puoi programmare i cantieri, non c'è il rapportino digitale, non gestisce i materiali in modo pratico per chi ha un furgone pieno di ricambi. È un ottimo software di fatturazione, ma non è un gestionale completo per chi fa il tuo mestiere.

Detto questo, se oggi non usi niente e ti serve una soluzione subito per metterti in regola con la fatturazione elettronica, Fatture in Cloud è un buon punto di partenza. Poi, quando sentirai il bisogno di qualcosa di più completo, potrai valutare il passo successivo.

Quando sceglierlo

• Sei un artigiano che lavora da solo, in regime forfettario
• La tua esigenza principale è fatturare velocemente da telefono
• Non hai bisogno di gestire interventi, cantieri o materiali nel software
• Vuoi spendere il meno possibile

Danea Easyfatt: potente ma pensato per chi sta seduto

Danea Easyfatt è il re dei gestionali desktop italiani. La gestione del magazzino è la migliore sul mercato, puoi gestire preventivi, DDT, fatture e molto altro. Nel 2026 ha finalmente lanciato una versione cloud accessibile da browser.

Il problema per un artigiano? Easyfatt nasce come software da scrivania. L'interfaccia è ricca ma non proprio intuitiva, non esiste un'app mobile nativa e la versione cloud è ancora giovane. Se sei Luca il falegname e la sera vuoi sederti al PC per gestire la contabilità del laboratorio, Easyfatt fa il suo lavoro egregiamente. Ma se sei un elettricista che salta da un cantiere all'altro e ha bisogno di fare tutto dal telefono, non è lo strumento giusto.

La gestione magazzino avanzata di Easyfatt può essere un vantaggio concreto se tieni un laboratorio con molte referenze di materiali — pensa a un fabbro con centinaia di profili metallici diversi, o a un falegname con decine di essenze di legno. In quel caso, Easyfatt può davvero aiutarti a tenere tutto sotto controllo.

Quando sceglierlo

• Hai un laboratorio fisso e lavori prevalentemente da lì
• Gestisci un magazzino con molte referenze di materiali
• Non ti spaventa usare un software un po' più complesso
• Hai bisogno di lavorare in rete con un collaboratore o un dipendente

Gestionali settoriali: fatti per il tuo mestiere, ma attenzione

Esistono anche gestionali pensati specificamente per artigiani e impiantisti: software come Perfetto, ThermoGest, Winsol e altri. Questi strumenti nascono per risolvere i problemi reali del lavoro sul campo: gestione interventi, rapportini, programmazione cantieri, listini materiali di settore.

Il vantaggio è che parlano la tua lingua. Se fai l'idraulico, trovi già i listini dei materiali idraulici. Se fai l'elettricista, trovi le voci di computo metrico pronte. Non devi inventare niente da zero.

Il rovescio della medaglia? Spesso questi software hanno interfacce datate, assistenza clienti limitata, e costi non trascurabili. Alcuni funzionano solo su PC, altri hanno app mobile ma poco curate. E soprattutto, se le tue esigenze escono anche solo un po' dallo schema previsto, sei bloccato: il software fa quello che fa, punto.

Quando sceglierlo

• Esiste un gestionale specifico per il tuo settore e lo conosci già
• Le tue esigenze rientrano perfettamente in quelle previste dal software
• Hai colleghi che lo usano e possono aiutarti
• Non hai esigenze particolari di personalizzazione

La soluzione su misura: quando il vestito deve calzare perfetto

E arriviamo all'opzione che molti artigiani non considerano nemmeno, pensando che sia "roba da grandi aziende": il gestionale su misura. Cioè un software progettato e sviluppato specificamente per il tuo modo di lavorare, con le funzioni che ti servono e nessuna di quelle che non usi.

Pensa a questo scenario: sei un artigiano con 2-3 dipendenti, fai 300 interventi l'anno, gestisci preventivi, materiali, fatture e cantieri. Stai pagando un gestionale a 50 euro al mese (600 euro l'anno) che copre il 60% delle tue esigenze. Per il resto usi fogli Excel, WhatsApp e la memoria. Ogni mese perdi 4-5 ore in lavoro amministrativo che potresti evitare.

Quelle 5 ore al mese, moltiplicate per 12, fanno 60 ore l'anno. Se la tua ora di lavoro vale 40 euro, stai buttando via 2.400 euro l'anno in inefficienza. Senza contare i preventivi persi, i clienti che non richiami, i materiali comprati doppi.

Un gestionale su misura costa di più all'inizio — parliamo di un investimento a partire da 3.000-5.000 euro — ma non ha canoni mensili (o li ha minimi, per hosting e manutenzione), fa esattamente quello che ti serve e si ripaga nel giro di 1-2 anni.

Cosa può fare un gestionale su misura per un artigiano

Facciamo un esempio concreto. Immagina di avere un'app sul telefono che funziona così:

• Il cliente ti chiama → apri l'app, crei la scheda cliente in 30 secondi (o la trovi già se è un cliente storico)
• Vai al sopralluogo → fotografi il problema, selezioni i materiali dal tuo listino, l'app calcola il preventivo in automatico
• Mandi il preventivo → un PDF professionale con il tuo logo, via email o WhatsApp, direttamente dall'app
• Il cliente accetta → un tap e il preventivo diventa un intervento programmato nel tuo calendario
• Fai il lavoro → segni ore, materiali usati, note. Il cliente firma il rapportino sullo schermo
• Emetti la fattura → un altro tap. I dati sono già tutti compilati dal preventivo e dall'intervento. La fattura parte al SDI
• A fine mese → il software ha già tutto: fatture emesse, materiali consumati, ore lavorate, incassi e pagamenti. Esporti un report per il commercialista in 10 secondi

Niente fogli di carta, niente Excel, niente "devo segnarmi di fare quella fattura stasera". Tutto in un flusso unico, dal primo contatto al pagamento finale.

Quando serve una soluzione su misura

• Hai provato 2-3 gestionali e nessuno calza davvero con il tuo modo di lavorare
• Stai usando un mix di strumenti (gestionale + Excel + WhatsApp + agenda cartacea) per coprire tutte le tue esigenze
• Hai 2 o più collaboratori e hai bisogno che tutti usino lo stesso sistema
• Vuoi uno strumento che cresca con te, senza cambiare software ogni 2 anni
• Vuoi smettere di pagare canoni mensili per funzionalità che non usi

Se ti riconosci in almeno due di questi punti, vale la pena fare una chiacchierata per capire se una soluzione su misura ha senso per la tua attività. Puoi dare un'occhiata ai servizi di sviluppo software personalizzato che offro e farti un'idea dell'approccio.

Quanto tempo (e soldi) stai perdendo senza un gestionale adeguato?

Facciamo due conti. Non numeri inventati, ma stime basate su quello che vedo ogni giorno parlando con artigiani e piccoli imprenditori:

• Preventivi scritti a mano o su Word: 15-20 minuti ciascuno, contro 3-5 minuti con un gestionale. Se fai 10 preventivi al mese, perdi 2-3 ore al mese
• Fatturazione manuale: tra compilazione, invio al SDI e archiviazione, 10-15 minuti a fattura. Con un gestionale bastano 2 minuti. Su 20 fatture al mese, risparmi 3-4 ore
• Ricerca informazioni su clienti e lavori passati: senza uno storico digitale, ogni volta che un vecchio cliente ti richiama perdi 10-15 minuti a cercare tra carte e messaggi WhatsApp
• Materiali comprati doppi o mancanti: senza un inventario aggiornato, ogni errore costa soldi. Un viaggio in più dal grossista? 30-40 minuti persi più la benzina
• Rincorse del commercialista: documenti mancanti, fatture in ritardo, ricevute perse. Ogni telefonata e ogni email è tempo rubato al lavoro vero

Sommando tutto, un artigiano senza un gestionale adeguato perde mediamente 8-15 ore al mese in attività amministrative che potrebbe automatizzare. A 35-50 euro l'ora di lavoro, parliamo di 3.000-9.000 euro l'anno di mancato guadagno. Soldi che potresti guadagnare facendo il tuo mestiere, invece di fare l'impiegato la sera.

Ho parlato con decine di artigiani negli ultimi anni. La frase che sento più spesso è: "Perché non l'ho fatto prima?". Nessuno — e dico nessuno — che ha adottato un gestionale adatto alle sue esigenze è mai tornato al sistema precedente.

5 errori da evitare nella scelta del gestionale

Prima di prendere una decisione, tieni a mente questi errori che vedo fare continuamente:

1. Scegliere il software più economico senza valutare le esigenze

Un gestionale a 4 euro al mese è perfetto se devi solo fatturare. Ma se hai bisogno di gestire interventi, materiali e cantieri, quei 4 euro non coprono le tue necessità e finirai per usare altri 3 strumenti per compensare. Il risultato? Spendi di più in tempo di quanto risparmi in abbonamento.

2. Comprare un software troppo complesso

Un gestionale enterprise con 150 funzioni ti farà sentire perso. Se dopo una settimana non riesci ancora a fare un preventivo, lo abbandonerai e tornerai alla carta. La semplicità non è un difetto: è il requisito più importante.

3. Ignorare la mobilità

Se il software funziona solo da PC e tu passi 8 ore al giorno fuori dall'ufficio, non lo userai mai. Un gestionale per artigiani deve funzionare dal telefono. Non "anche" dal telefono: principalmente dal telefono.

4. Non coinvolgere i collaboratori

Se hai dipendenti o collaboratori, il gestionale deve funzionare per tutti, non solo per te. Un apprendista che non sa compilare il rapportino digitale vanifica tutto il sistema. Scegli uno strumento che anche il più reticente alla tecnologia riesce a usare.

5. Rimandare all'infinito

Ogni mese che passa senza un sistema adeguato è un mese di tempo perso, errori e fatture in ritardo. Non aspettare il "momento giusto": il momento giusto era ieri, il secondo miglior momento è oggi.

Come scegliere: la guida passo-passo

Sei convinto ma non sai da dove cominciare? Ecco un percorso pratico in 5 passi:

Passo 1: Fai la lista delle tue esigenze reali

Prendi un foglio (sì, stavolta il foglio serve) e scrivi tutto quello che fai ogni giorno a livello amministrativo. Preventivi, fatture, gestione materiali, programmazione interventi, rapportini, comunicazioni col commercialista. Questa è la tua lista di requisiti.

Passo 2: Prova le soluzioni gratuite

Fatture in Cloud offre 31 giorni di prova gratuita. Provalo. Capisci se la sola fatturazione basta o se ti serve di più. Molti gestionali settoriali offrono prove gratuite o demo: approfittane.

Passo 3: Valuta il rapporto costo/tempo

Non guardare solo il prezzo dell'abbonamento. Calcola quanto tempo risparmi ogni mese. Se un gestionale da 30 euro/mese ti fa risparmiare 8 ore al mese e la tua ora vale 40 euro, quel software ti fa guadagnare 290 euro al mese netti. Non è una spesa: è un investimento con un ritorno del 900%.

Passo 4: Chiedi a chi fa il tuo stesso mestiere

Il consiglio migliore arriva da chi fa il tuo lavoro. Chiedi ai colleghi, nei gruppi Facebook di categoria, nei forum. "Tu che gestionale usi? Ti trovi bene? Cosa ti manca?"

Passo 5: Se niente ti convince, valuta il su misura

Se hai provato 2-3 soluzioni e nessuna ti soddisfa al 100%, probabilmente hai esigenze che un software standard non può coprire. In quel caso, contattami per una consulenza gratuita: analizziamo insieme il tuo modo di lavorare e vediamo se una soluzione personalizzata ha senso per te.

Conclusione: il miglior gestionale è quello che usi davvero

Non esiste il miglior gestionale per artigiani in assoluto. Esiste quello giusto per te, per il tuo mestiere, per il tuo modo di lavorare. Può essere Fatture in Cloud se hai bisogno solo di fatturare. Può essere un software settoriale se esiste quello perfetto per la tua categoria. Può essere una soluzione su misura se le tue esigenze sono specifiche.

L'unica scelta sbagliata è non fare niente. Continuare con carta, penna, Excel e buona memoria nel 2026 significa perdere tempo, perdere soldi e sembrare meno professionale di chi ha già fatto il salto.

Il consiglio che do sempre? Parti dal problema, non dal software. Capisci cosa ti serve davvero, poi cerca lo strumento che lo risolve nel modo più semplice possibile. E se hai bisogno di una mano per orientarti, sono qui per questo.